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Guía de compra
para Software de Compras

¿Qué es un programa de compras?

Si has administrado por largo tiempo tu negocio, puede que hayas implementado algunos procesos manuales que funcionan bien. Sin embargo, que algo funcione bien no implica que no pueda hacerse mejor. Los programas de Compras están destinados a mejorar sustancialmente tus procesos de negocio y aumentar su rendimiento. Veamos cómo. 

Los programas de compras son una solución ERP que ayuda a gestionar el aprovisionamiento, la producción y la distribución en el ciclo completo de compras. Para ello ofrece una visión global y particular de los gastos por persona y por departamento. 

Con esta herramienta podrás controlar todas las tareas de la actividad comercial. Desde el momento del pedido, hasta los pagos, la facturación y el control del inventario. Con el fin de realizar esta tarea, se centrará en tres módulos fundamentales:

  • Aprovisionamiento
  • Producción
  • Distribución

Beneficios de implementar un programa de Compras

Tendrás mayor visibilidad y control de los gastos

Con un programa de compras puedes revisar punto por punto el rendimiento de todas las inversiones que has realizado. Además puedes hacer un seguimiento al proceso de órdenes de compra, las transacciones, autorizaciones y cumplimientos. 

No lidiarás con pedidos duplicados

El principal problema de realizar las tareas de gestión de compras de forma manual es el fallo humano. Con un software especializado en el proceso de compra podrás revisar si hay órdenes de compra repetidas, para cancelarlas a tiempo. De esta forma, no incurrirás en gastos de dinero. Ni desperdiciarás tiempo en gestionar una devolución. 

Podrás realizar auditorías de compra

La automatización que brindan los programas de compras, te permiten tener una libertad para revisar y ordenar la información según tus criterios. Conseguirás, así, un control interno exhaustivo tanto de lo que ocurre dentro de la empresa, en el sector de inventario, como de lo que ocurre fuera, con los proveedores.

Ahorrarás costos

Los software especializados en los procesos de compra te permiten tener toda la información centralizada en una sola plataforma. En el caso de que sea una basada en la nube, inclusive puedes entrar desde cualquier dispositivo al mismo. Por lo que no incurrirás en gastos extras de hardware o materiales para la impresión de facturas o recibos. 

Acceso ilimitado y multidispositivo

Con este tipo de plataforma, podrás acceder a la información desde cualquier dispositivo que tenga una conexión a internet estable. Esto colaborará con la comunicación entre los departamentos y la optimización de los procesos internos.

Características de los Software especializados en los procesos de compra

Pronóstico exacto de la demanda

Los programas de Compra utilizan un análisis de los datos históricos de venta para realizar una proyección exacta de la demanda de los clientes. Puedes completar estos resultados, agregando información que se encuentre en posesión de los equipos de gestión. 

Proyección de niveles de inventario

Tanto los excedentes como los faltantes son peligrosos y representan una amenaza de costo asociado extra. Se debe conseguir un nivel eficiente de determinado artículo en el inventario para que sea funcional a los procesos de la empresa. 

Y esa es la función clave de los programas de compras. Este muestra el nivel de inventario basados en cálculos sobre el nivel actual, suministro entrante y demanda pronosticada. Así, no se incurrirá en un acopio de capital innecesario.

Planificación de pedidos

Con esta característica, el programa de compras genera automáticamente un pedido perfecto basado en los estándares anteriores. Se asegura, con esta función, de mantener un nivel de inventario específico y de utilizar la inversión de inventario de la mejor manera. 

Pronóstico de nuevos productos

¿Tienes productos nuevos, o sustitutos de descontinuados, que no tienen un historial lo suficientemente amplio para generar proyecciones? No hay problema. Los programas de Compras establecen coeficientes estacionales para obtener un pronóstico confiable para los artículos nuevos. 

¿Cómo implementar un Programa de Compras?

1 | Analiza tus necesidades de acuerdo a las características de tu empresa

¿Necesitas movilidad? ¿Necesitas un programa fácil de usar? ¿Necesitas algo específico según tu rubro?

Antes de elegir tu programa de compras deberías analizar qué necesitas y qué objetivo deseas alcanzar con él. Esto te permitirá analizar si deseas un producto basado en la nube que te permita movilizarte, o algo local si no tienes esa necesidad, por ejemplo. 

2 | Revisa que el programa sea escalable

¿Tu empresa está en vías de expansión? Asegúrate que tu programa de Compra sea adecuado para responder ante esa necesidad. De lo contrario, te verás envuelto en gastos extras en comprar y adaptar un nuevo producto a tu empresa. 

3 | Averigua si su curva de aprendizaje es pronunciada

¿Cuentas con un equipo de TI que resuelva los problemas de instalación local o que te guíe en el uso del programa de Compras? Si no es así, considera seriamente encontrar un producto que tenga una interfaz sencilla y funciones intuitivas en su manejo. 

De no ser así, tendrás que dedicar mucho tiempo y dinero a la capacitación e implementación del producto. 

¿Cuánto cuesta un Programa de Compras?

Los proveedores de Programas de Compras prefieren realizar un asesoramiento primero, para evaluar las necesidades de la empresa y ofrecer un presupuesto adecuado. Sin embargo, es esperable que los clientes quieren manejar un parámetro de precio con los cuáles armar su planificación. 

Por ello preparamos un promedio. Se estima que los programas de Compras tienen un precio mínimo de 20 dólares al mes en sus planes más económicos. 


ConclusiónÍcono de validado por la comunidad

Antes de elegir un Programa de Compras, recuerda tener presente las necesidades y objetivos de tu empresa. Se trata de una herramienta poderosa para optimizar y agilizar los procesos internos o externos. Pero, si no se adecua correctamente a tu organización jamás verás los resultados que esperas. 

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